Mi accingo a scrivere questo articolo perché molti nostri clienti, ad oggi, non hanno ben chiara la differenza che intercorre tra l’utilizzo della webmail ovvero di un client di posta elettronica, oltre ai vantaggi che possono derivare dalla scelta dell’una o dell’altra soluzione.

Iniziamo con lo specificare che la webmail è un servizio web grazie al quale si accede ad uno spazio online dal quale è possibile gestire il nostro account di posta elettronica, inviando e ricevendo email (ovviamente vi sono altre funzioni alle quali si può accedere vd, auto risposte, archiviazione ecc.).

I client di posta elettronica, invece, sono software installati sul proprio computer che permettono di gestite la ricezione, l’invio e l’archiviazione delle email.

Outlook, Mozilla Thunderbird, Windows Mail e Airmail sono probabilmente i client di posta più utilizzati al momento.

Ma veniamo alle principali differenze, così che possiate capire quale tra questi due strumenti vi conviene utilizzare.

Conviene precisare che non esiste una soluzione giusta ed una sbagliata, una scelta vincente ed una decisamente sconveniente. Entrambe presentano punti di forza.

La scelta operata è, quindi, personale e va presa in base alle caratteristiche del caso.

Webmail

Alla web mail è possibile accedere dovunque, utilizzando qualsiasi dispositivo capace di navigare in rete.

È sufficiente disporre di una connessione ad internet.

Digitando la URL corrispondente al servizio utilizzato (es. www.gmail.com) oppure ricercando il medesimo dal browser (es. vado su Google Chrome e digito le seguenti parole chiave: gmail o email google), basta inserire il proprio indirizzo email e la password associata e il gioco è fatto.

Il vantaggio nell’utilizzo di una webmail è indiscutibilmente quello di potervi accedere da qualsiasi dispositivo (tablet, pc, smartphone) ed in qualsiasi momento. Basta poter navigare in rete!

Gli svantaggi sono essenzialmente 3:

1) Se in un dato momento non si dispone della connessione internet non è possibile accedere alla propria casella di posta e consultare le email precedentemente ricevute, inviate o archiviate;

2) Le email non vengono scaricate ma continuano ad occupare spazio sul server e molte webmail dispongono di uno spazio di archiviazione limitato (in questo senso gmail fa eccezione, offrendo fino a 15 gb di spazio online), quindi potreste trovarvi (a me è capitato) ad avere la casella di posta piena ed essere costretti a cancellare qualcosa;

3) Se disponete di più account la gestione e l’utilizzo degli stessi è più laborioso e meno efficace, dovendo, di volta in volta, “uscire” dall’uno per “rientrare nell’altro”.

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Client di posta

Il client di posta può essere configurato in modo da gestire account differenti. Si pensi, ad esempio, ad imprenditori, liberi professionisti, manager, ecc…

Molti professionisti utilizzano indirizzi di posta elettronica diversi a seconda degli scopi (ad esempio hanno un account personale ed altri connessi alle varie attività da espletare, nome.cognome@dominio.it, fatturazione@dominio.it, comunicazioni@dominio.it).

In tal senso la soluzione più comoda e veloce consiste senz’altro nell’utilizzo di un client di posta elettronica.

Il client di posta, al contrario della web mail, scarica le email dal server e le salva sul computer.

Questo meccanismo ha l’indubbio vantaggio di consentire di consultare la posta (ovviamente dal dispositivo sul quale il client è istallato) anche quando non si dispone di una connessione.

Per quanto riguarda l’archiviazione, invece, occorre distinguere a seconda del protocollo utilizzato.

Il tradizionale protocollo POP (o POP3) è stato pensato per utilizzare la casella di posta da un solo dispositivo e fa sì che il client si colleghi al server e, una volta scaricata, cancelli la posta per conservarla solo in locale.

Questo consente di non occupare spazio sul server e risolvere quindi gli eventuali problemi di archiviazione.

Lo svantaggio consiste nel fatto che la posta ricevuta non sarà più disponibile su webmail, quindi se si volesse accedere al server tramite una qualsiasi postazione non si troverebbe traccia di essa.

Quanto appena affermato è vero a meno che l’utente non imposti un’opzione che consente di mantenere copia della posta anche sul server (Register, ad esempio, consente di spuntare l’opzione “Mantieni i messaggi sul server per [xx] giorni”).

Si tenga presente che il protocollo POP3 consente la sincronizzazione della sola casella della Posta In Arrivo.

Un buon compromesso tra l’utilizzo della sola webmail e del client con protocollo POP consiste nel protocollo IMAP.

Tramite questo protocollo il client si collega al server, scarica i messaggi e li memorizza in locale, lasciandoli tuttavia anche sul server (a meno che manualmente non vengano cancellati dall’utente).

Lo svantaggio è indubbiamente connesso al rischio, così facendo, di raggiungere la capienza massima dello spazio disponibile sul server.

Il protocollo IMAP è, tuttavia, pensato per rispondere alle esigenze di chi intende usare più postazioni di lavoro perché consente una sincronizzazione di tutte le cartelle e non solo di quella della posta in arrivo.

In sostanza, se con il protocollo POP mi limito di volta in volta a scaricare la posta ricevuta, con il protocollo IMAP anche la cartella di posta inviata viene sincronizzata, consentendomi di visualizzate le email inoltrate da un dispositivo diverso da quello in uso.

Il protocollo IMAP, infatti, consente di sincronizzare tutte le cartelle (Posta Inviata, Cestino, ecc.).

Configurare un client di posta, come vedete, comporta la conoscenza di un minimo di nozioni tecniche, nozioni che non tutti hanno il tempo o la voglia di apprendere.

BASE315 si occupa della configurazione di client di posta elettronica, intervenendo da remoto.

Se avete bisogno di un supporto in tal senso, contattateci e un membro del nostro staff sarà pronto ad aiutarvi.

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